Organização é tudo - O uso correto dos 5s 01/03/10

Introdução:

A gestão da Qualidade é primordial para o estabelecimento e sobrevivência de uma instituição e para viabilizar o controle de atividades, informações e documentos. A meta é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmica para que o solicitante fique satisfeito.

Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar o Sistema da Qualidade total numa empresa ou instituição é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade. Porém, este programa implantado sozinho, somente ele, não assegura o Sistema da Qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade.

O Programa 5S tem aplicabilidade em diversos tipos de empresas e órgãos, inclusive em residências, pois traz benefícios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condições de trabalho, saúde, higiene e traz eficiência e qualidade.

De acordo com experiências de empresas que já implantaram o programa, a “chave” não é somente a aplicação dos conceitos, mas a mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitação de que cada um deles é importante para melhorar o ambiente de trabalho, a saúde física e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade.

O conceito do Método 5S e as palavras surgiram no Japão, onde cada um destes conceitos começa com a letra “S”, por isso o método ser chamado 5S.

Apesar disto, houve adaptação dos conceitos para a língua portuguesa, assim como adaptação em outros países que desenvolveram programas semelhantes para aprimorar a qualidade.

Mas é importante lembrar que implantar o programa não é apenas traduzir os termos e estudar sua teoria e seus conceitos. Sua essência é mudar atitudes, pensamento e comportamento do pessoal.

Conceito:

O Método "5S" foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso, havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação e uma “limpeza”.

O país precisava reestruturar-se, organizar as indústrias e melhorar a produção para ser compatível com o mercado mundial

O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da Qualidade.

Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total .

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S". Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.

Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela Fundação Cristiano Ottoni.

Os 5 Conceitos são

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO

CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente".

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

CONCEITO: "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar".

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene".

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

Fonte: http://jcoelhologistica.blogspot.com 
 

Implementando o Primeiro "S" - SEIRI - Senso de Utilização 05/03/10

1º S - SEIRI - Senso de Utilização

CONCEITO: "SEPARAR O ÚTIL DO INÚTIL, ELIMINANDO O DESNECESSÁRIO".

Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operações.

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da seguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

Vantagens:

• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento, transporte e seguros.
• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.
• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.
• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.
• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.
• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal,

"Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se "bloqueio de causa" ou ação preventiva"

Fonte: http://jcoelhologistica.blogspot.com 

Implementando o Segundo "S" - SEITON - Senso de Arrumação 09/03/10 

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃO

CONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSA LOCALIZAR FACILMENTE

Também pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação, Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.


Nesta fase é importante:


• padronizar as nomenclaturas.

• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.

• guardar objetos diferentes em locais diferentes.

• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.

• determinar o local de armazenamento de cada objeto

• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local.


Vantagens:


• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.

• Menor necessidade de controles de estoque e produção.

• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.

• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou
danos a materiais ou produtos armazenados.

• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.

• Melhor disposição dos móveis e equipamentos

• Facilitação da limpeza do local de trabalho

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.

É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.


A idéia principal nesta fase é:


“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

Fonte: http://jcoelhologistica.blogspot.com

Implementando o Terceiro "S" - SEISO - Senso de Limpeza 11/03/10 

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA

 Implementando o 4º "S" - SEIKETSU - Senso de Saúde e Higiene 12/03/10

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENE

CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE".

Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.

Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida também da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas:

• ter os três S's previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para que avaliem se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente.
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais, colaborando sempre que possível, com o trabalho do colega
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,
• não fumar em locais impróprios, etc.
Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e materiais de limpeza.
Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado.

Vantagens:
• melhor segurança e desempenho do pessoal.
• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.
• Melhor imagem da empresa internamente e externamente.
• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser:

- colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações,
- avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).
Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor.


É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.

Implementando o 5º "S" - SHITSUKE - Senso de Auto-Disciplina 13/02/10

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA

CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos da instituição, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da qualidade é essencial

Atitudes importantes:

• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.
• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's .
• De tempos em tempos avaliar os avanços no uso dos 5s's.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:

• Reduz a necessidade constante de controle.
• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.
• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.
• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
•Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc.